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Rédiger son cahier des charges GED

Publié le 15/10/2021 par Lucie FRADET, Communicante responsable
Photo illustrative pour la gestion électronique des documents © Shutterstock

On appelle GED un logiciel de Gestion Électronique des Documents. La GED permet de gérer les documents électroniques d'une entreprise.

Quel est l'intérêt d'un logiciel de gestion documentaire ?

  • Fluidifier et gérer de manière électronique le cycle de vie des documents (création, validation, signature, diffusion, archivage)
  • Suivre et piloter en temps réel le système documentaire
  • S'assurer que chaque utilisateur puisse accéder aisément à la bonne information, à tout moment et en tout lieu
  • Diffuser de manière sécurisée les documents
  • Dématérialiser votre système documentaire

Pourquoi rédiger un cahier des charges ?

Comme tout cahier des charges, le cahier des charges GED permet aux prestataires d'avoir une vision claire et précise de votre projet afin de proposer une solution adaptée à vos besoins.

Ce cahier de charges met en lumière vos attentes, besoins et éventuelles contraintes. Il s'agit d'un point de repère entre les porteurs de projet et les prestataires. Il permet de limiter les risques d'incompréhension et par conséquent, d'éventuelles pertes de temps et d'argent.

Comment rédiger son cahier des charges GED ?

Vous ne savez pas par quel bout commencer pour rédiger votre cahier des charges GED ?

Voici les grandes étapes à insérer dans son cahier des charges pour mener à bien votre projet de Gestion Électronique des Documents.

  1. Votre société et son fonctionnement actuel : Donnez des renseignements sur votre société (secteur d'activité, effectif, nombre de sites concernés par le projet, structure de l'entreprise, ...). Concernant le fonctionnement actuel, expliquez la nature des documents à gérer, leur nombre, le format, le nombre de personnes concernées, les processus de validation existants, les logiciels déjà utilisés (s'il y en a).
  2. Caractéristiques globales et fonctionnalités attendues : Avez-vous besoin d'une solution adaptée à votre secteur d'activité ? en plusieurs langues ? La solution doit-elle proposer un classement par mots-clés manuels, une solution d'archivage (documents papier, électroniques, e-mails), un module de recherche multicritères, un système d'alerte en cas de retard, un portail clients/fournisseurs pour la diffusion, ...
  3. Utilisateurs : Nombre de licences pour la création de documents, nombre de personnes en consultation, niveaux d'accès et affichage souhaité en fonction des niveaux sont attendus dans cette rubrique.
  4. Plateforme : Ici, deux questions seulement. Précisez le système d'exploitation utilisé et votre choix entre un logiciel SaaS et On Premise.
  5. Mise en fonction : On parlera dans cette rubrique de délai (de décision, de mise en production), de budget, d'évolution prévues et de besoin d'accompagnement (audit, migration).

Focus sur Obsys GED

Obsys est un outil GED multi-référentiel : ISO 9001, ISO 9001:2000, ISO 14001, ISO 27001, ISO 22000, ISO/TS 16949, ISO 13485, ISO 22301, ISO 20000, ISO 26000 ou tout autre type de certification. Il permet d'accélérer la rapidité de traitement des documents (leur cycle de vie), allégeant ainsi la charge de travail du responsable qualité, du service qualité et de toutes les équipes.

Les grandes caractéristiques d'Obsys GED :

  • Gérer tous les types de documents
  • Bénéficier d'un environnement de collaboration
  • Maîtriser l'accès aux documents
  • Automatiser et gérer les processus métiers
  • Sécuriser, tracer et rendre auditable le système documentaire
  • Accéder rapidement à l'information

En savoir plus sur Obsys GED

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