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Simplifiez la gestion de votre système de management de la qualité ISO 9001 grâce à la GED

Publié le 17/02/2022 par Lucie FRADET, Communicante responsable
Image d’illustration de la certification ISO 9001

Qu'est-ce que l'ISO 9001 ?

Vous avez sûrement déjà entendu parler de la norme ISO 9001. Il s'agit de la certification la plus déployée au niveau mondial. Elle concerne toutes les entreprises ; peu importe leur taille ou leur secteur.

Elle définit les exigences pour la mise en place d'un système de management de la qualité (SMQ). L'objectif ? Améliorer la satisfaction clients et fournir des produits et services conformes (aux exigences clients, légales et réglementaires).

Le découpage de la norme ISO 9001

La norme ISO 9001 est découpée en deux grandes parties. La première présente la norme sous forme de 3 sections ; la seconde donne des pistes pour la mise en place d'un système de management de la qualité (SMQ) déclinées en 7 catégories :

  • Contexte : Comment s'organise l'entreprise ? Comment identifier les problèmes, les attentes clients, le champs d'application du SMQ ?
  • Direction : Implication de la direction dans la mise en place du SMQ, définition de la politique associée et des rôles de chacun dans l'entreprise
  • Planification : Planification des actions dans le temps, détermination des risques et opportunités, fixation des objectifs d'amélioration
  • Support : Gestion, quantification et contrôle des ressources humaines, matérielles, structurelles, environnement de travail
  • Opération : Relation client avant la commande, préparation de la commande, conception des produits et services, vérification des produis et services, ...
  • Évaluation des performances : Surveillance et évaluation des processus et de la satisfaction client, audits internes, révision du SMQ
  • Améliorations : Amélioration continue possible grâce aux contrôles qualité réguliers

Complémentarité entre GED et ISO 9001

Pour rappel, un logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED) permet d'organiser et de gérer des documents électroniques de manière centralisée.

Avec un outil de GED comme Obsys, le respect des exigences imposées par la certification ISO 9001 est facilité.

Maîtrise des documents

Notre système de GED permet de gérer le cycle de vie complet du document pour créer, gérer les versions, partager, réviser, faire valider et distribuer tous les types de documents. Il apporte des gains de productivité dans le traitement des processus.

  • Centralisation des données : capitalisation des savoirs et des savoir-faire
  • Garantie de l'évolutivité de l'architecture documentaire
  • Rend auditable les procédures documentaires
  • Mise à disposition d'espaces de collaboration sécurisés : facilitation de la création de documents en multi rédacteurs, tout en garantissant la normalisation des contenus grâce aux modèles de documents
  • Simplification des échanges de documents (notification par e-mail, liste des tâches, ...) : accélération des cycles de révision et réduction des délais de mise à disposition des documents critiques
  • Automatisation et maîtrise des processus clés : circuits d'approbation, plan de classement
  • Sécurité, traçabilité et auditabilité : Toutes les actions effectuées dans le système documentaire (signatures, accès, tentatives d’intrusion) sont tracées au travers de l’audit trail (historique documentaire, dates…) et protégées (stratégie de compte utilisateurs)
  • Accès instantané à l'information recherchée : possibilité de combiner des recherches sur les métadonnées et sur le contenu du document offerte par le moteur de recherche intégré, l’abonnement à des espaces de publication métier, la gestion des liens inter documents...

Maîtrise des enregistrements, surveillance des processus

Obsys, ce n'est pas seulement une solution GED : c'est aussi un logiciel Workflow de dernière génération et écoconçu !

  • Description de l’enchaînement des tâches et des règles métiers automatisant vos processus métiers
  • Automatisation des processus d’enregistrement : gains de productivité
  • Fluidité et fiabilité dans la circulation des données
  • Mise à disposition des outils de pilotage et de suivi sur la réalisation des tâches
  • Analyse et mesure la performance
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